J’arrive d’une session sur l’ECM et la GED avec SharePoint 2010. Plusieurs nouvelles fonctionnalités vont permettre à SharePoint de mieux se positionner en tant qu’outil de GED. Voici un premier billet sur les nouveautés en Gestion électronique de Document avec SharePoint 2010.

Identifiant Unique (Document Id)

Avec SharePoint 2010 il est possible de générer un identifiant unique pour les documents enregistrés dans SharePoint. Cet identifiant (document ID) va suivre le document tout au long de son cycle de vie, même si le document est copié vers une autre bibliothèque dans son site ou vers un autre site. On pourra aussi utiliser la recherche pour retrouver le document via son ID.

Cette fonctionnalité n’est pas activée par défaut sur la version Technical Preview. Il faut activer la fonctionnalité au niveau de la collection de site.

Une fois la fonctionnalité activée, vous devez configurer le service via les paramètres de la collection de site. Vous devrez activer l’assignation d’identifiant du document (Assign Document IDs), et vous pouvez aussi spécifier le préfixe à utiliser pour la génération des identifiants. La configuration n’est pas instantanée et vous devrez attendre que le Timer Job soit complété. Voir en rouge dans l’image suivante :

Une fois le Timer Job complété, une nouvelle colonne sera disponible et vous pourrez l’ajouter dans votre affichage.

Serge Tremblay
MVP SharePoint

Advertisements